Kuinka tehdä kannettavan asiakirjan formaatin arkisto (PDF / A)

PDF / A on Adobe: n Portable Document Format (PDF) tiukka standardi, jonka Yhdysvaltojen liittovaltion tuomioistuimet vaativat PDF-asiakirjojen esittelyyn ja arkistointiin. Tässä on yksinkertainen tekniikka, jotta PDF / As, että tuomioistuin hyväksyy.

PDF / A: n taustalla oleva käsitys on yksinkertainen, mutta eri toimittajien antamat ohjeet ovat kammottavia. Tässä on helppo tapa tehdä se. Esimerkkinäni käytän Adobe Pro 9.3 -ohjelmaa, mutta tämä toimii Adobe Standard 7: ssä ja uudemmissa. Mitä korkeampi versio, sitä parempi.

Avaa ensin PDF, jonka haluat muuntaa PDF / Aksi. Pintapuolella tavallinen PDF ja PDF / A näyttävät samanlaisilta. Erot ovat huuvan alla.

Valitse Tiedosto / Tallenna nimellä "PostScript". Se on .ps-laajennus.

Sulje PDF ja avaa Acrobat Distiller.

Valitse Asetukset / Muokkaa Adobe PDF -asetuksia.

Mene Fontit-kohtaan varmistaaksesi, että kaikki fontit on upotettu asiakirjallasi. Tässä tapauksessa olen jo sulkenut minun.

Avaa nyt PDF.ps-tiedosto. Vain avaamalla se, Distiller muuntaa sen automaattisesti yhteensopivaksi PDF / A: ksi.

Mutta onko se todella yhteensopiva? Katsotaanpa.

Avaa äskettäin luotu PDF Adobe Pro (tai Standard) ja suorita Preflight valitsemalla Advanced / Preflight.

Analysoi nyt. Valitse PDF / A-1b ellei tuomioistuin toisin pyydä.

Ei löytynyt ongelmia! Liittovaltion tuomioistuimet hyväksyvät sen. Tarkista, onko maan hallitus - jos asut Yhdysvaltojen ulkopuolella - onko PDF / A formaatti sen tuomioistuimet vaativat.

Jos sinä tai yrityksesi tekee liittovaltion töitä, tämä uusi PDF / A -hakemistoiminta vaikuttaa varmasti siihen, miten luot ja työskentelet PDF-dokumenttien kanssa.