Mitkä ovat Outlook PST -tiedostot ja miksi niitä käytetään vai ei?

Lähes jokainen, jolla puhun työssäni, valittaa yritysten sähköpostitilin koosta. Normaalisti se ei ole ongelma (mutta ihmiset edelleen valittavat), koska kun postilaatikko lähestyy rajaa, useimmat sähköpostipalvelimet (kuten Microsoft Exchange) varoittavat käyttäjää, jotta he voivat puhdistaa postilaatikon ennen kuin palvelin noudattaa kokorajoituksia rajoittamalla lähetystä / vastaanottoa palvelimelta.

Nyt tämä on kaikki Fine ja Dandy UNTIL ... voit mennä lomalle muutaman päivän, nämä sähköpostikoko varoitukset tulevat ja menevät, ja sitten KABOOM! Postilaatikko on FULL ja et voi enää lähettää / vastaanottaa sähköpostia mobiililaitteestasi tai jopa OWA (Outlook Web Access) kyseisestä asiasta. Olen saanut puhelun miljoona kertaa. IPhone ei voi lähettää sähköpostia, apua!

• Eli mikä neuvoksi?
• Onko olemassa ratkaisu näihin riittämättömiin postilaatikoihin?
• Mitä minun pitäisi tehdä ennen kuin lähden lomalle?

Nyt esitän sinut surulliselle (IT: n mukaan) Outlook PST -tiedostolle.

Mitkä ovat Outlookin .PST-tiedostot?

• Outlookin datatiedostot tai Microsoft Outlookin .PST-tiedostot (kuten ne ovat tunnetuimpia) voidaan luoda Microsoft Outlookilla siirtääksesi tai kopioidaksesi sähköposti ja lisäykset palvelimesi postilaatikkotililtä paikalliseen tietokoneeseen. Pohjimmiltaan se on paikallinen Archive- tai Storage-tiedosto, jonka luot sähköpostin ja lisälaitteiden tallentamiseen tietokoneesi kiintolevylle, USB-asemalle tai palvelimen osalle (riippuen siitä, missä luovat ja tallentat sen).

Kuinka paljon voit tallentaa Outlookin .PST-tiedostoihin?

• Ennen Outlook 2003/2007 .PST-tiedostoja voi tallentaa vain 2 Gigatavua sähköpostia ja lisäyksiä. Outlook 2003: n ja Outlook 2007: n avulla muoto muuttui, jolloin .PST-tiedostot kasvaisivat tarpeen mukaan yli 20 gigatavua, ellei oletusasetuksia muutettu.
• Rehellisesti, älä anna heidän saada 20 keikkaa. On paljon parempi ajatus säilyttää .PST-tiedostot, jotka eivät ole suurempia kuin muutamia keikkoja. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, luo uusi .PST-tiedosto, eikä luota suuria .PST-arkistoja. Mitä suuremmat .PST-tiedostot saavat suuremmat mahdollisuudet korruptioon ja tietojen menetykseen (ja sitä vaikeampi on varmuuskopioida huonoja poikia.) Voit liittää niin monta .PST-tiedostoa Outlook-asiakkaaseesi kuin tarvitset, joten erotkaa sähköpostisi loogisesti useiden .PST-tiedostojen kautta, jos sinun on tallennettava enemmän kuin muutama vanhan sähköpostiosoitteen GIG.
• VIHJE - Jos käytät .PST-tiedostoja vanhojen sähköpostiviestien arkistoimiseksi, pakkaa ne, kun olet kopioinut kaikki vanhat tiedot niihin. Sähköposti on yleensä vain tekstiä, joten se pakataan erittäin hyvin.

Miten voin luoda Outlookin .PST-tiedostoja?

• Se on helppoa, tässä on muutamia oppaita Outlook 2007, 2013 ja 2016.

Miksi käyttää / luo .PST-tiedostoja? Hyödyt?

Postilaatikon koko

• Muistatko tämän artiklan ensimmäisen kohdan? Useimmat sähköpostinvalvojat rajoittavat yritysten postilaatikoiden kokoa. Mitä suurempi postilaatikko, sitä enemmän levytilaa he tarvitsevat, sitä enemmän he tarvitsevat varmuuskopiointiin ja enemmän aikaa he tarvitsevat varmuuskopioita.
• Jos sähköpostiosoitteesi (kuten minä), 200 megatavun postilaatikko ei vain leikkaa sitä. PST-tiedostot tulevat sisään. Luo vain .PST-tiedosto ja vedä ja pudota sähköpostisi siihen. Ne toimivat kuten tavallinen postilaatikkokansio Outlookissa. Raahaa ja pudota. Se on yksinkertaista! .
• Viimeisimmät Windows Search -versiot indeksoivat postilaatikon ja kaikki paikalliset .PST-tiedostot (muokattavat), jotka mahdollistavat lähes välittömän pääsyn kaikkiin sähköpostiviesteihin Microsoft Outlookin sisäänrakennetuilla hakutoiminnoilla.

Varmuuskopiointi ja katastrofien palautus

• Jos sinulla ei ole (tai luottaa) sähköpostin järjestelmänvalvoja, joka suorittaa säännöllisesti sähköpostipalvelimesi varmuuskopioita ja kopioi sähköpostisi (kyllä, sinun ei tarvitse siirtää postia .PST-tiedostoihin, voit kopioida sen myös) paikallinen .PST-tiedosto on nopea ja helppo tapa varmistaa, että sähköpostiesi voidaan palauttaa palvelimen DR-skenaariossa.

siirrettävyys

• .PST-tiedostot tekevät sähköpostista kannettavan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat siirtää sähköpostia yhdestä postilaatikosta toiseen. Esimerkiksi kenties muuttuvat työpaikat ja haluat tuoda joitain vanhoja sähköpostiviestejä. Tai kenties muutat palveluntarjoajia. Tai, haluat kopioida henkilökohtaisen ja työsi sähköpostin .PST-tiedostolle, pitää sen pienessä USB-asemassa ja pitää sen mukanasi aina. Kuten sanoin, .PST-tiedostot pitävät postia erittäin kannettavina. Ja kyllä, niin on GMAIL-tili, mutta tämä artikkeli ei koske GMAIL :)

turvallisuus

• Tiesitkö, että on lähes mahdotonta jäljittää / tarkistaa, onko IT-kaveri / osasto lukenut sähköpostiasi? Sähköpostin / Exchange Serverin "herkkä" tai "luottamuksellinen" sähköpostien siirtäminen paikalliseen .PST-tiedostoon lisää turvallisuuden kerroksen.
• Huomaa: useimmilla IT-osastoilla on mahdollisuus tarttua .PST-tiedostoihisi ilman, että tiedät sen suoraan kovalevystäsi työssä. Tästä johtuen tietokoneen kiintolevyllä on tärkeätä lisätä suojausta. Kirjoitan artikkelin tästä aiheesta pian, mutta nyt katsokaa tätä artikkelia. Se on vähän "GEEKY", joten seuraan sitä nopeasti artikkelilla, joka selittää muutamia vaihtoehtoja .PST-tiedostojen turvaamiseksi.

Mitkä ovat sivupohjat .PST-tiedostojen käyttämiseen?

Etäyhteys

• Kun posti on siirretty .PST-tiedostoon, sitä ei enää ole saatavilla palvelimella etäkäyttöohjelmilla, kuten OWA: lla tai matkapuhelimilla, jotka SYNC on postilaatikkosi kanssa. Jos haluat käyttää sähköpostiviestiä .PST-tiedostoissa, sinun on käytettävä koko Microsoft Outlook -asiakasta. Pieni USB-asema voi auttaa näissä tilanteissa. Kuitenkin se ei ole vielä yhtä kätevä kuin sähköpostin jättäminen palvelimelle.

Ihmiset eivät pidä sinua, ja voit menettää työpaikkasi

• .PST-tiedostot ajan mittaan (riippuen siitä, kuinka paljon sähköposteja saat / pidä) voi viedä paljon tilaa paikalliselta tietokoneelta tai palvelimelta riippuen siitä, missä ne tallennetaan. IT-kaverit vihaavat kaikkea, mikä tekee heistä töitä mihinkään, ellei se rakentaa heidän jatkoa, joten laittamalla paljon tietoja jonnekin, joka vaatii heitä hankkimaan lisää levytilaa järkyttää heitä.
• Yrityksen oikeudelliset ja useimmat arkistojen hallintaosastot eivät pidä .PST-tiedostoista, koska ne antavat sinulle loppukäyttäjän helposti sivuuttaa tai ohittaa yrityksen asiakirjojen säilytys- / tuhoamisohjeet.
• Yritystiedon tietoturvaryhmät eivät myöskään pidä .PST-tiedostoista, koska jos Legal pyytää heitä perimään tietoja perusta tai haasteesta, .PST-tiedostot voivat pahentaa tietojen palautuksen kustannuksia ja vaivaa.

Järjestelmä ja aivot suorituskyky

• Mitä enemmän sähköposteja sinulla on, sitä enemmän sähköposteja sinun ja tietokoneesi pitää seurata ja käsitellä.
• Koska lisää sähköposteja ja liitetiedostoja indeksoidaan Windows Search (tai jonkin muun sähköpostiosoitteen tai järjestelmän indeksoijan) avulla, indeksi on suurempi ja hakusi kestää kauemmin.

Joten toivottavasti vastasin kaikkiin Microsoft Outlookin .PST-tiedostoihin liittyvistä kysymyksistäsi ja kattoivat joitain korkean tason etuja ja haittoja. Mutta jos minulta puuttuu mitään, voit vapaasti jättää kommentin tai lähettää kysymyksen foorumilleni.