Outlook 2010: n ja Microsoft RMS: n avulla suojataan sähköpostit [How-To]

Kun lähetät henkilölle yksityisen tai luottamuksellisen sähköpostin ja haluat varmistaa, etteivät ne vahingossa (tai tarkoituksellisesti) välitä sitä eteenpäin, Outlook 2010: lla on siihen ominaisuus. Käyttöoikeusasetusten avulla voit säätää sähköpostiviestejä, joiden avulla kopiointi, tulostaminen, jakaminen tai eteenpäin tekeminen on vaikeampaa. RMS (Rights Management Services) jopa poistaa käytöstä sisäänrakennetun Windows-näytön tulostustoiminnon (vaikkakin Snagit ja muut kuvakaappausohjelmat toimivat yhä.)

RMS tai IRM (Information Rights Management), kuten Microsoft kehottaa, ei välttämättä ole jotain uutta. Outlook 2010: n avulla Microsoft kuitenkin helpottaa ja yksinkertaistaa RMS: n käyttöä kotona. Kaikki mitä tarvitset on MS Office ja Outlook 2010 (tai 2007). Katsotaanpa perusasiat.

Kuinka tehdä sähköpostista vaikeampi jakaa eteenpäin, kopioida, tulostaa tai jakaa Office Outlook 2010: ssa

1. Outlook 2010: ssa Napsauta Koti- välilehteä ja napsauta sitten Uusi sähköposti -painiketta, kun kirjoitat yleensä uuden viestin.

2. Valitse uudesta sanomaikkunasta Tiedosto> Info> Aseta käyttöoikeudet> Älä lähetä eteenpäin .

3. Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun olet tehnyt tämän, näet Information Rights Management Service (IRM) -ponnahdusikkunan. Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, tarvitset Windows Live -tilin; voit asettaa sen osoitteessa https://signup.live.com/. Ohjeet ovat kaikki näkyvissä, kun määrität Tietojen hallintaoikeuden. Napsauta vain valitsemalla vaihtoehdot, jotka kuvaavat sinua.

4. IRM-prosessin viimeinen vaihe on kirjautua sisään Windows Live -editietojen avulla. Vaikka vähemmän turvallinen, voit välttää vaivaa valitsemalla Tallenna sähköpostiosoitteen ja salasanan vaihtoehto. Jatka valitsemalla Kirjaudu sisään .

5. Napsauta Windows Live -käyttäjää, jonka olet juuri kirjautunut sisään; sopivaksi Napsauta Käytä aina tätä tiliä ja lopeta sitten OK . Päätäksesi takaisin käyttöoikeudet-välilehdelle varmista, että Älä lähetä eteenpäin -asetus on valittuna, minkä pitäisi olla, koska yritimme valita sen aiemmin.

Siinä kaikki on. Nyt kun lähetät sähköpostiviestin, voit nopeasti palata sisään ja vaihtaa vaihtoehdon Ei etene -vaihtoehtoa vaiheesta 2. Sinä olet keskustelun omistaja ja pidät täyden käyttöoikeuden, mutta Microsoft kuvaa sen parhaiten:

Vastaanottajat voivat lukea tämän viestin, mutta et voi lähettää, tulostaa tai kopioida sisältöä. Keskustelun omistajalla on täysi lupa viestiinsa ja kaikkiin vastauksiin. Lupa myöntää: [email protected] (Passport)

Muista, että tämä ei 100% estä ihmisiä jakamasta tietoja siitä, mitä lähetät sähköpostia. se vain vaikeuttaa sitä. Huomaa myös, että kun vastaanottaja vastaanottaa sähköpostin, heidän on luotava tai kirjauduttava sisään Windows Live -tilin avulla, sillä näin Microsoft käyttää RMS-palvelua käyttöoikeuksien myöntämiseen RMS-suojatuille sähköposteille.