Miten määritellä ja hallita automaattista arkistointia Outlook 2010 & 2013: ssa

Outlookin alusta lähtien Microsoft on aina sisällyttänyt Arkistointi ja Automaattinen arkistointi -toiminnon ja Outlook 2010 ei ole poikkeus. AutoArchive-toiminto siirtää tai poistaa vanhempia sähköpostiviestejä ensisijaisen postilaatikostasi paikalliseen kiintolevyyn tallennettuun arkistotietokantaan. Näitä tiedostoja kutsutaan .PST-tiedostoiksi. Aikaisemmin kun Outlookin .PST-tiedostoilla oli 2 GIG -raja, arkisto-ominaisuus oli paljon tärkeämpää, koska se arkistoi vanhemmat sähköpostit ulos ensisijaisesta .PST-tiedostosta ja Archive.pst-tiedostoon. Tämä on sanottu, vaikka .PST-tiedostoissa Outlook 2010: ssa on 20 Gig -raja; se on silti hyvä antaa sen hallita vanhempia sähköposteja pitämään .PST-tiedostot pieninä ja järjestelmän suorituskykyä ylös!

Selitä uudelleen Mitä AutoArchive-ominaisuus tekee?

AutoArchive vähentää postilaatikon koon poistamalla tai siirtämällä vanhat kohteet arkistotiedostoon tai .PST. Prosessi toimii melko samanlaisena, käytätkö Microsoft Exchange työtä vai IMAP- tai POP-palvelua koti- tai pienyritysasetuksista. Se on pohjimmiltaan aivan kuin ottaa muutamia paperipinoja työpöydältäsi ja sijoittaa ne järjestettyyn pikalähetystietokantaan tai .PST-tiedostoon kuten yllä mainittiin. Tämä prosessi eroaa vientiä kahdella tavalla. Vienti mahdollistaa sähköpostiviestien siirtämisen useisiin ulkoisiin tiedostomuotoihin. Arkistointi siirtää vain vanhat sähköpostit .pst-tiedostoon tai poistaa kokonaan sähköpostiviestin. Arkistointi sallii entistä helpomman pääsyn vanhoihin sähköpostiosoitteisiin, koska Outlookin navigointi-osassa on välilehti. Tietenkin voit myös perustaa AutoArchive poistaa vanhan postisi myös.

Miten ottaa käyttöön oletusarvon automaattinen arkistointi kaikissa Outlook 2010 -kansiossa

1. Napsauta Microsoft Outlookissa Tiedosto- valikkoa ja valitse Valinnat .

2. Valitse Asetukset-valikosta Napsauta Lisäasetukset- välilehteä ja napsauta sitten AutoArchive Settings -painiketta.

3. Napsauta Run AutoArchive -valintaruutu jokaista [14] päivää kohden. Täältä voit edelleen muokata Outlook 2010: n AutoArchive-asetuksia, mutta oletuksena, kun AutoArchive käytössä, MOVE (ei poista) kaikkia yli kuuden kuukauden postia Archive.pst-tiedostoon. Ehdotan, että pidät Prompt ennen kuin AutoArchive-suorituksia tarkistetaan, jotta sinut hälyttäisiin aina arkiston tapahtuessa. Olisit yllättynyt, kuinka usein ihmiset kysyvät minulta puuttuvasta sähköpostista! Normaalisti se on vain AutoArchive -toiminto. Kun olet haluamasi asetukset, napsauta Käytä näitä asetuksia kaikkiin kansioihin nyt.

Jos olet noudattanut edellä mainittuja vaiheita, AutoArchive mahdollistaa kaikkien Outlook-sähköpostiviestien käytön. Jos sinulla on kansio, jonka haluat jättää pois AutoArchive-ohjelmasta tai jos haluat vain sovellettavan muutamiin kansioihin, voimme tehdä sen myös. Outlook 2010: ssä voit mukauttaa kunkin kansion AutoArchive-asetuksia.

Muuta AutoArchive-asetuksia Single Outlook 2010 -kansiossa

4. Outlookissa tarkastellaan vasemmalla puolella olevaa navigointiruutua. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansiota ja valitse Ominaisuudet asettaaksesi sen AutoArchive-käytännön.

5. Näkyviin tulevassa Saapuneet-kansion ominaisuudet -ikkunassa napsauta Automaattinen arkisto -välilehteä. Tässä voit muokata tämän kansion AutoArchive-asetuksia tai jopa poistaa automaattisen arkiston käytöstä kokonaan.

Okei, tiedämme nyt, miten AutoArchive yksittäisiä kansioita! Mutta entä jos et halua käyttää AutoArchivea lainkaan? Jos et ole automaattisen ominaisuuden tuuletin, voit edelleen käyttää Arkistointia manuaalisen prosessin avulla.

Kuinka arkistoida kohteet manuaalisesti

6. Outlookissa Valitse Tiedosto > Info -valikko ja valitse sitten Työkalut> Arkisto.

7. Näkyviin tulevassa Arkisto-valintaikkunassa Valitse, mitkä arkistot haluat arkistoida . Tämä prosessi on lähes sama kuin AutoArchive, paitsi että se on kertaluonteinen kauppa. Jotain erilaista on se, että voit jopa ohittaa "Do not AutoArchive" -ominaisuuden, jos olet käyttänyt sitä joihinkin kansioihin, mutta se on valinnainen.

Missä Outlook-arkistoidut kohteet sijaitsevat?

8. Outlookissa voit käyttää arkistoituja kohteita Arkisto-kansion vasemmassa reunassa olevan sähköpostin navigointi -ruudussa.

9. Voit myös käyttää arkistoja Outlookin .pst-tiedostosta, johon ne tallennetaan. Voit päästä sinne napsauttamalla Tiedosto> Avaa valikko -välilehti ja valitsemalla Avaa Outlook-datatiedosto .

10. Outlook-arkiston .pst-tiedoston sijainti on oletuksena:

% UserProfile% DocumentsOutlook-tiedostot

Jos et ole käyttänyt aiemmin Arkistointia Outlookissa, kokeile sitä! Se auttaa varmasti pitämään asiat puhtaina ja siirtämään vanhoja, käyttämättömiä sähköpostiviestejä ensisijaisen postilaatikon / .PST-tiedostosta. Se on myös mukava tapa pitää .PST-tiedostokoko hallinnassa, joka aina auttaa järjestelmän suorituskyvyssä!